Zeitmanagement als Freelancer - 5 Hacks um Deine Produktivität zu steigern

Wie schaffst Du es, als Freelancer mehr in einer Woche zu schaffen als die meisten in einem Monat? In diesem Blogpost erkläre ich Dir, wie das mit dem richtigen Zeitmanagement geht. Ich habe die Finally Freelancing Anfang 2020 gegründet und in weniger als 2 Jahren haben wir die Firma auf über 1.000.000 € Jahresumsatz gebracht. Aktuell sind wir auf einer Flughöhe von 2.000.000 €. Das Ganze hätte ich nicht geschafft mit meinen mittlerweile vielen Produktivitäts- und Zeitmanagement-Hacks.Diese folgenden 5 Dinge haben mir wirklich extrem geholfen. Ich hoffe, dass Du Dir ein paar Tricks abguckst, um viel schneller voranzukommen als Deine Mitstreiter, aber auch, um Deinen Zielen näher zu kommen.

Nummer 1: Hab eine Vision, die mit Deinen Werten einhergeht!

Was meine ich damit? Es ist ganz wichtig, dass Du eine langfristige Vision hast, die wenigstens 5 bis 10 Jahre umfasst. Das ist gar nicht so eine lange Zeit, die vergeht viel schneller als man denkt!

Also, wo willst Du in 5 bis 10 Jahren hin?

Mal Dir aus, wie Dein Leben in 5 oder 10 Jahren aussehen soll. Du kannst beispielsweise ein Vision Board anlegen, ein Board mit Emotionen oder mit Bildern, wie zum Beispiel Du mit Deiner/m Partner/in an einem schönen Ort im Urlaub. Oder Du mit einem fitten Körper beim Sport machen. Je nachdem, was Du für Dich willst. Wichtig: diese Dinge müssen mit Deinen Werten einhergehen! Warum?Das Unterbewusstsein weiß, wenn wir es anlügen! Du musst also ein bisschen schauen, was eigentlich in Dir los ist. Wenn Du einmal definiert hast, wie Deine Vision aussehen soll, kannst Du diese runterbrechen auf ein Jahresziel. Was muss am Ende des Jahres passieren, damit Du dieser Vision, diesen Zielen näher kommst? Das gilt für alle Lebensbereiche, nicht nur im Business.

How we do anything, is how we do everything.

Aus Deinem Jahresziel heraus, definierst du Deine Quartalsziele. Je weiter in die Zukunft die Quartale sind desto ungenauer können die Ziele definiert werden. Mal angenommen es ist Q1, dann definierst Du Q2 schon sehr genau, Q3 etwas genau und Q4 roh. Diese Quartalsziele brichst Du runter auf Monatsziele, diese Monatsziele brichst Du runter auf Wochenziele. Warum? Was macht das mit Dir?Das bringt Dich dazu, viel disziplinierter, mit viel mehr Eifer an den Wochenzielen zu arbeiten und die Wochenziele auf Tagesziele herunterzubrechen, weil Du immer wieder weißt, warum Du etwas machst. Es passt in Dein Wertesystem, in Deinen Anspruch ans Unternehmen und an Deine Erwartung ans Leben. Du sorgst dafür, dass Dein Ziel Dich magnetisch nach vorne zieht. Besonders, wenn Du Dich regelmäßig an Deine Ziele erinnerst, wenn Du regelmäßig Dein Vision Board anschaust. Das ist der erste Hack, um viel produktiver zu sein, weil Du immer einen Grund zu arbeiten hast.Wenn Deine Ziele mit Deinen Werten einhergehen, dann wirst Du es aufbringen können, mehr zu arbeiten. Dann hast Du kein Problem damit, Überstunden zu schieben. Dann sagst Du “Let's go, es bringt mich schnell meinen Zielen näher”. Ich habe bei mir zum Beispiel gemerkt, dass Geld verdienen für mich kein starker Motivator mehr ist. Was mich vielmehr motiviert, sind Kunden Ergebnisse: wenn jemand extrem gewachsen ist, also zum Beispiel frisch in der Selbstständigkeit bei uns gestartet ist und jetzt 3 Mitarbeiter hat. Das sind Dinge, die mich motivieren. So etwas macht es mir viel einfacher, einen Kunden mal anzurufen, nochmal für einen Kunden die extra Meile zu laufen. Ich weiß nämlich, dass es nicht mehr primär um Geld geht, auch wenn Geld natürlich wichtig ist. Es geht mir vielmehr darum, so viele Einzelpersonen wie möglich zu beeinflussen und ihnen zu helfen.

Nummer 2: Die richtigen Dinge tun.

Du hast nur so viel Zeit, Fokus und Energie, Dinge auszuführen. In dieser begrenzten Zeit musst Du also die richtigen Dinge tun. Es bringt nichts, 60 Stunden Wochen zu schieben, wenn Du zu nichts kommst.Als ich damals Freelancer war mit der Maru Media, war ich extrem fleißig. Ich hatte viele Aufträge, die ich auch immer zuhause vorbereitet habe, aber ich bin kaum vorangekommen. Es hat mehrere Jahre gedauert, um mich von 50k auf 150k im Jahr zu entwickeln. Mit der Finally Freelancing habe ich mich im ersten Jahr von 0 auf 50 k im Monat entwickelt und dann im zweiten Jahr haben wir die 1.000.000 € Marke Jahresumsatz geknackt. Bei der Maru Media hatte ich keinen Plan. Mit der Finally Freelancing konzentriere ich mich auf die Dinge, die mich wirklich voranbringen.

Die 80-20-Regel

Du hast bestimmt schonmal von der 80-20-Regel oder dem Pareto-Prinzip gehört. Das lässt sich auch hier wieder anwenden: 20% der Dinge sorgen für 80% Deiner Ergebnisse. 20% Deiner Kunden sorgen für 80% des Umsatzes. 20% der Zeit am Tag, der Aktivitäten, der Tasks am Tag sorgen für 80% deiner Ergebnisse.Du musst daher darauf achten, ist das eine Sache, die Dich wirklich voranbringt, ist das eine Money Making Activity? Ist es eine Sache, die langfristig Deine Brand vernünftig aufbaut? Ist das gerade relevant für Dich? Du musst die richtigen Dinge tun und daher dieses Beispiel von der Maru Media. Ich habe damals an Newslettern gesessen, hatte Kampagnen und ander Aufträge, das war aber alles nie relevant. Ich hatte kaum Besucher auf meiner Webseite.

Nummer 3: Die Wochenplanung.

Du musst Deine Woche, bevor sie anfängt, komplett definiert haben. Das heißt nicht, dass Du jede halbe Stunde weißt, was Du tust. Bevor die neue Woche startet, setzt Du dich hin, wenn Du die bisherige Woche abschließt und definierst die nächste Woche vor. Ein bis maximal zwei Dinge sind die Most Crucial Tasks, die du am Ende der nächsten Woche erledigt haben sollst. Da dürfen aber bitte nicht nur Kundenprojekte vorkommen, da sollten Dinge vorkommen, die dich und dein Business voranbringen, Business Development Sachen.

Kundenziele vs. eigene Ziele

Was ist der Unterschied zwischen einem Kunden Projekt und einer Business Development Sache? Kundenprojekt bedeutet, dass du eine Deadline für einen Kunden hast, die du einhältst. Das sind Tasks die du sowieso machst. Welche Tasks aber extrem wichtig sind, sind Tasks wie “Ich möchte meine Post Pace halten. Ich möchte mindestens 2 Posts auf LinkedIn haben und ich möchte den einen neuen Blog Beitrag online geschaltet haben.” Das gibt nicht direkt Ergebnisse, aber es läppert sich mit der Zeit. Es ist als würdest Du anfangen, ein Auto anzuschieben: Um es von Stillstand zu ein bisschen Bewegung anzuschieben, brauchst Du sehr viel Energie. Je mehr es rollt, desto leichter ist es aber.So ist es auch mit deiner Personal Brand, so ist das mit deinem Marketing, so ist mit einer Außendarstellung.Wenn du immer nur Kundenziele hast, machst du dich abhängig, denn wenn diese Kunden irgendwann abspringen, fängst du wieder von vorne an. Du machst Dich aber unabhängig, wenn Du an dingen arbeitest wie Deinem Angebot oder Deinen Verhandlungs Skills.

Zeitmanagement in Form von Deepwork

Wenn du die Zeit hast, plane bitte mindestens 2 - 4 Stunden am Tag Deepwork Zeit ein. Du bist idealerweise im Flugzeugmodus, also nicht erreichbar und unavailable für Deine Kunden.Wenn du Frühaufsteher bist (wie ich), kann es zum Beispiel von 05:00 Uhr bis 07:00 Uhr morgens sein. Ich garantiere Dir, wenn Du wirklich diesen Deep Work Habit hast, wirst Du Dinge in einer Zeit voranbringen können, die andere für verrückt halten.Zu Beginn wird es Dir vermutlich schwer fallen, aber es ist wie ein Muskel, den Du trainierst. Wenn jemand gerade anfängt mit Sport, fällt es extrem schwer, sich immer wieder morgens zum Sport aufzuraffen. Wenn es irgendwann zur Gewohnheit wird, bedarf es keiner Motivation und Disziplin mehr.Mein Tag startet in der Regel gegen 5 Uhr morgens. Dann habe ich täglich 4 Stunden Deepwork Zeit und kümmere mich dabei um die wichtigen Tasks. Schau, wann Deine produktivste Zeit ist! Ich habe auch Leute beraten, die sagen “Hey, ich bin um 22:00 Uhr bis 0 Uhr extrem produktiv wenn alles schläft”. Du kannst deine Zeiten ja selbst einteilen.

Nummer 4: Achte auf deine Inputs.

Du hast nur so viele Kapazitäten. Wenn jemand zu viele Dinge neben der Arbeit am laufen hat, wird es schwer sein, sehr schnell auf seine Ziele zurück zu kommen. Warum? Das ist alles Energie, die einem weggenommen wird.

Achte auf Dein Zeitmanagement.

Um mein Zeitmanagement zu optimieren, gebe ich Low-Tasks Aufgaben gerne ab. Meine persönliche Assistenz kommt beispielsweise zu mir nach Hause und bereitet mir die ganzen Mittagessen vor für die Woche. Abends essen wir fast immer das Gleiche, oder meine Partnerin meldet sich freiwillig zu kochen.Es nimmt Dir zu viele Kapazitäten weg, wenn du zu allem ja sagst. Willst du, dass dein Ziel darunter leidet? Bestimmt nicht. Deswegen brauchst Du ein gutes Zeitmanagement.Innerhalb der Woche musst Du auf Dein Ziel fokussiert sein, alles andere muss schon fast langweilig sein. Momentan treffe ich mich vielleicht einmal in der Woche, wenn es hoch kommt mit Freunden. Und sonst? Alles andere ist durch mein Zeitmanagement komplett durchorganisiert. Auch wenn manche jetzt sagen “Was ist das denn für ein Leben?” - Mir macht die Arbeit Spaß. Das, was ich jetzt gerade mache, macht mir Spaß. Ich liebe es, ins Büro zu gehen. Deswegen ist es wichtig, dass du einen Job machst, der dir Spaß macht.

Achte auf deine Ernährung.

Es gibt zig Studien darüber, die sagen, dass man sich schwerer fokussieren kann, wenn man mehr Junk Food isst. Das sind Dinge, die du sehr leicht überessen kannst. Natürlich kannst du mal ne Pizza essen. Es darf aber nicht Routine sein in deiner Diät. Ich esse eigentlich immer das gleiche jeden Mittag und zwar Oatmeal mit Beeren und Nüssen. Fast jeden Mittag, es sei denn ich bin verabredet zum Mittagessen. Auch das verbessert mein Zeitmanagement.

Achte auf Dein Soziales Umfeld.

Wenn Du Dich mit Leuten triffst und auch bei Deinen Social Gatherings frage Dich “Gibt mir das Energie oder nimmt mir das Energie?” Das ist ganz wichtig. Ich hatte auch Leute in meinem Umfeld, bei denen ich immer wieder dachte “Ohh habe ich da was Falsches gesagt, kam das vielleicht falsch rüber?” Das hat mit konstant Energie genommen. Und dann wiederum gibt es das Umfeld, das sagt “Let's Go.” Das sind alles ambitionierte Leute, positive Menschen, Ja-sager zum Leben, Optimisten, Gönner, die einen unterstützen. Man feuert die anderen im Umfeld genauso sehr an wie man selber angefeuert wird. Dein Umfeld gehört auch zu den Inputs. Gibt Dir das Energie oder nimmt Dir das Energie? Wir leben in einem extrem geilen Zeitalter, in dem Du Dir die tollsten Menschen, die smartesten Menschen auf der Welt als Umfeld schaffen kannst. Das kannst Du, indem du Bücher liest, indem du Audiobücher hörst, indem du Podcast hörst. Ich habe gemerkt, dass es immer ein Indikator für eines meiner Motivations-Peaks war, wenn ich Biographien in der Großen gelesen habe: Steve Jobs´ Biografie, Elon Musk´s Biographie, Arnold Schwarzenegger´s Biografie. Alles super gute Bücher! Du musst nicht mit allem hundertprozentig D'accord sein, was die gemacht haben, aber du willst die Dinge herauspicken, die mit Dir resonieren. In Anbetracht dieser Dinge kommen Dir Deine Ziele plötzlich sehr winzig vor.Genau dieses Gefühl zu haben, dass ein Ziel so winzig ist, das es gar keine andere Möglichkeit gibt als es zu erreichen, das wird wir dabei helfen, Dinge viel schneller voranzubringen, sie viel schneller umzusetzen.

Ein Beispiel von mir:

Ich habe letztens das Buch “What it takes” von Stephen Schwarzman gelesen. Das ist der Gründer von Black Stone, einer Investment Banking Firma in den Staaten. Da habe ich in einer Passage gelesen “Wenn ich gutes Talent spotte, dann muss ich schnell handeln und ich stelle die Person direkt ein.” Danach hatte ich Vorstellungsgespräch mit einer Person, die total an meinem Unternehmen interessiert war. Wir haben uns unten am Büro in Altona in einem Café getroffen die Person hat einen super guten Eindruck gemacht und war total begeistert, wollte am liebsten sofort loslegen.Da musste ich an das Buch denken und meinte “Komm gern mit hoch, ich könnte Dir das Büro zeigen und dann könnten wir morgen starten. Dann habe ich hier Deinen Arbeitsvertrag”. Das Buch hat mir dabei geholfen, mich schneller zu entscheiden, also dachte ich mir “Just do it. Der Stephen stellt auch irgendwelche Leute, irgendwelche hohen Manager sofort ein, warum kannst Du nicht einen Mitarbeiter sofort einstellen?” Das meine ich halt damit, dass Du Dir Deine Umgebung selber schaffen kannst. Das ist super wichtig.

Nummer 5: Regelmäßige Off-Phasen

Darin war und bin ich teilweise schlecht, muss ich zugeben. Aber was meine ich mit Off Phasen? Meine besten Ideen sind entstanden, als ich weg war von der Arbeit.

Besondere Off-Phasen

Ein Beispiel: Ende 2019 habe ich mit meiner Freundin (und jetzt auch Partnerin in der Firma) Celina einen dreiwöchigen Camper Trip durch die Nationalparks in Californien und den angrenzenden Bundesstaaten gemacht. Da habe ich die Entscheidung getroffen, dass ich die Finally Freelancing gründen will, dass ich All-In bin, dass ich das Anfang 2020 machen würde und keine UX Beratungen mehr machen würde. Dort ist mir das so klar geworden, da habe ich sehr viel nachgedacht über meine Werte, meine Ziele, meinen Anspruch ans Leben. Nächstes Beispiel: Wir waren letztens in Berlin auf einem Wochenend Trip. Da haben Celina und ich ein paar Ideen gebounct und da ist eine sehr gute Idee entstanden. Bei einem Weekend Trip!

Off-Phasen im Alltag

Aber die Off-Phasen sollten nicht nur Urlaub und Weekend Trips sein. Du solltest die auch im Alltag einbauen. Ich merke, dass ich in der Woche produktiver bin, wenn ich mindestens einen kompletten Tag habe, wo ich gar nicht arbeite, idealerweise 2 Tage. I hate to say it Mr. “Ich arbeite 6 Tage in der Woche”, aber wenn ich 2 Tage frei habe, performe ich besser in der folgenden Woche. Außerdem ist eine Abendroutine wichtiger für mich geworden als eine Morgenroutine. Ich habe jahrelang eine Morgenroutine gehabt mit allem was dazu gehört: Cold Shower, Meditation und so weiter. Jetzt mache ich mir einfach nur einen Kaffee und lege los. Aber ich habe eine Abend Routine. Mindestens eine Stunde vor dem Zubettgehen halte ich bildschirmfreie Zeit, no Displays , Handy im Flugzeugmodus. Ich kann da lesen, mich auf eine Blackroll legen und ein bisschen abrollen. Wenn ich dann ins Bett gehe, lese ich in der Regel noch eine halbe Stunde bis ich einschlafe. Das hilft mir im Alltag: Ich stehe ohne Wecker auf und fange schon meistens zwischen 5 und 6 Uhr an zu arbeiten, weil ich einfach darauf achte, dass ich spätestens um 21 Uhr im Bett bin.Das ist meine Off Phase in der Woche im Alltag. Es ist super wichtig, dass Du da kleine Inseln hast.

Das waren die 5 Punkte.

Wenn Du diese Dinge richtig meisterst, schaffst Du mehr in weniger Zeit. Entweder du arbeitest gleich viel und erreichst Dein Ziel viel schneller, oder aber Du machst weniger, ohne dass sich das auf Deinen Umsatz auswirkt.Ein Kunde von uns konnte beispielsweise so seine Arbeitszeit von 60 auf 35h pro Woche reduzieren und das bei gleichbleibenden 10k Monaten. Buche ein 15-min-Erstgespräch, wenn Du erfahren möchtest, wie eine Zusammenarbeit aussieht. Der Link dazu ist in der Beschreibung.

Du möchtest wissen, wie eine gute Jahresplanung aussehen kann? Dann schau Dir dieses Video an:

Mit der Finally Freelancing haben wir mittlerweile über 350 Selbstständige aus Kreativ-, Digital- und IT-Branche beraten.Wenn Du unsere Vorlage zur Jahresplanung haben möchtest schaue dir dieses Video an: https://youtu.be/DnUyHX-BbVs

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