Im heutigen Blogpost geht es um das Thema Wissensmanagement. Ich möchte Dir hier erklären, wie Du ein internes Wiki aufbaust, damit Deine Mitarbeiter Dich effizient bei der Arbeit unterstützen können, ohne zeitaufwendig angelernt werden zu müssen.

»Wenn ich nicht arbeite, läuft gar nichts.«

Das ist ein Satz, den ich häufig von Solo-Selbstständigen höre, oder auch ein Satz, den ich zu Beginn meiner Selbstständigkeit häufig selbst gesagt habe.In diesem Beitrag erkläre ich Dir, wie Du ein internes Wiki erstellst, das Dir dabei hilft, Mitarbeiter effizient zu trainieren und Dein Wissensmanagement zu organisieren, sodass sie schnell auf Flughöhe sind und Dich produktiv unterstützen können.Kurze Warnung: Es kann sein, dass Du direkt nach dem Lesen Dein Wiki anfängst zu erstellen und die Auswirkungen von einem guten Wissensmanagement zu bemerken. Dann ärgerst Du Dich, dass Du es nicht bereits viel früher erstellt hast. So ging es zumindest mir.

Wer bin ich, dass ich Dir das erzählen kann?

Ich bin Maruan Faraj, Gründer und CEO der Finally Freelancing GmbH. Gemeinsam mit meinem Team haben wir bereits über 500 Freelancer*innen aus der Digital-, Marketing- und IT-Branche dabei geholfen, in ihrer Selbstständigkeit erfolgreicher zu werden. Ich habe die Firma innerhalb von 3 Jahren von 0 auf 13 Mitarbeiter und auf über 2 Mio Jahresumsatz skaliert. Das hätte ich nicht geschafft, wenn ich kein vernünftiges Wiki gehabt hätte, was mein Wissen festhält, damit die Mitarbeiter davon profitieren.Ich möchte Dir nun meine Best-Practices verraten, da ich beide Seiten des Wissensmanagement, mit und ohne Wiki, erlebt habe.

Ich erzähle Dir mal eine Geschichte

2016 bin ich total gestresst, mit Augenringen bis nach Meppen, ins Büro gehetzt, weil ich noch etwas für einen Mitarbeiter vorbereiten musste und an dem Tag der zweite Mitarbeiter, ein Praktikant, anfangen sollte. Anstatt mich zu freuen, dass ich endlich mal ein paar Sachen abgeben konnte, war ich viel gestresster als vorher. Ich hatte Stress, weil ich jetzt Gehälter zahlen sollte und weil die Mitarbeiter nur funktioniert haben, wenn ich sie konstant gebabysittet habe. Das lag zwar nicht an den Mitarbeitern, das waren smarte Typen, sondern es lag an mir. Ich war ein schlechter Leader und wusste nicht, wie ich richtig mit ihnen umgehen sollte. Das Wissensmanagement war nicht gut gehandelt.

Fast forward:

Gestern habe ich am Vormittag meine Deepwork Phase von Zuhause aus gearbeitet, bin dann mittags zum Sport gegangen und hinterher ins Büro gefahren. Als ich ins Büro rein gekommen bin, wollte ich zum Sales Team gehen. Dabei bin ich an einem Raum vorbeigekommen, in dem zwei neue Mitarbeiter sitzen. Ich wusste, dass sie an dem Tag starten sollten, hatte es aber nicht ganz auf der Agenda. Also bin ich reingegangen, um sie zu begrüßen und zu fragen, ob sie etwas brauchen.Da meinten beide »Danke, es ist alles super, wir fühlen uns richtig gut aufgehoben. Die Anleitungen sind prima.«Das heißt, während ich andere Dinge gemacht habe, wurden neue Mitarbeiter eingearbeitet und angelernt. Aber nicht von anderen Mitarbeitern, sondern von unserem Wiki! Da ist mir klar geworden, wie sehr sich das Wissensmanagement jetzt, knapp 7 Jahre später, bei mir verändert hat.

Was ist das gängigste Problem bei Leuten, die kein Wiki haben?

Die gängigsten Glaubenssätze sind etwas wie »Es muss perfekt sein« und »Es braucht viel Zeit.« Oder ein gängiger Trugschluss ist »Es ist noch nicht fertig. Ich veröffentliche es erst, wenn es fertig ist.« Oder: »In meiner Branche ändern sich Dinge zu schnell, da lohnt es sich gar nicht, Anleitungen zu schreiben.«Das waren zumindest Dinge, die ich gedacht habe. Mein Ziel ist, dass Du jetzt einige Dinge lernst und ein Tool an die Hand bekommst, mit dem Du jetzt gleich ein Wiki starten kannst.

Warum eigentlich ein Wiki?

Es ist unheimlich wichtig, da Dein Unternehmenswert unter anderem durch das Wissen zustande kommt, das im Unternehmen existiert. Aber: Das eine Extrem ist, gar kein Wissensmanagement zu haben. Das andere ist, es zu übertreiben und alles in Dein Wiki zu schreiben. Als kleines Team bist Du ja noch sehr stark operativ tätig. Da würde ich Dir folgendes empfehlen: Schreibe alle Deine üblichen Tasks mal auf und sortiere sie von low complexity zu high complexity. Dann nimmst Du die Dinge, die am meisten Zeit in Anspruch nehmen, aber am wenigsten komplex sind. Anhand dieser Reihenfolge erstellst Du dann Dein Wiki.

Ein Tipp zur Erstellung des Wikis

Du musst keine Rocket Science aus dem Wissensmanagement machen. Es muss keine wunderschöne Broschüre werden, die jeder neue Mitarbeiter auf den Tisch gelegt bekommt. Am einfachsten ist es zum Beispiel einfach ein Loom Video aufzunehmen, in dem Du erklärst, was Du da machst und warum Du es machst. Andererseits kannst Du auch Infografiken, Checklisten und Stichpunkte aufschreiben. Meiner Meinung nach sollte ein gutes Wissensmanagement beides haben: Es sollte ein Video haben, es sollte eine Checkliste haben und es sollte immer ein Self-Learning System sein.

Was meine ich damit?

Am Ende jeder Anleitung solltest Du einen Punkt haben, bei dem Deine Mitarbeiter notieren können, wobei sie Probleme hatten, was an der Anleitung besser gemacht werden kann und was vielleicht unklar ausgedrückt wurde. Das nimmt Dir komplett die Angst, dass die Anleitung perfekt sein muss. Sie wird nie perfekt sein, es wird immer Punkte geben, bei denen Fragen aufkommen.

Welches Tool eignet sich für ein gutes Wissensmanagement?

Ich habe eine Zeit lang Confluence genutzt, jetzt nutzen wir Notion. Notion ist super! Es ist easy, super usable, Du kannst direkt Loom Videos auf der Seite einbetten, sodass es super übersichtlich ist. Es hilft Dir, Dich zu replizieren, weil Du nicht alles selber machen musst. Die wichtigste Anleitung, die Du eigentlich erstellen kannst, ist, wie ein Mitarbeiter Anleitungen erstellt. Das eignet sich, wenn Du mehr Mitarbeiter einstellst. Dann brauchst Du nur einen, der Dir oder Deinen Mitarbeitern bei Aufgaben über die Schulter schaut, um zu verstehen, was Du machst und der Dir dazu dann im Anschluss eine Anleitung baut. Wenn Du alleine bist, oder ein kleines Team hast, kannst Du die Anleitungen erst mal selbst machen. Ich habe mir, als wir noch weniger als 5 Leute waren, jede Woche einen Vormittag Zeit genommen und Anleitungen gebaut und verbessert. Mit der Zeit wurden die Prozesse immer besser und mein Wissensmanagement immer optimierter.

Pro Tipp:

Wenn Du ein Remote Team hast und ihr regelmäßig Meetings habt und Du feststellst, dass eine Frage vielleicht häufiger in den Meetings auftaucht, dann drückst Du einfach den Record Button und wiederholst die Frage selbst. Dann zeichnest die Frage und die Antwort auf und kannst das Video direkt abspeichern. Wichtig ist hierbei, dass Du das Video auf jeden Fall richtig bezeichnest. Das ist Key im Wissensmanagement, damit du die Anleitung besser wiederfindest.

Wie solltest Du nun also vorgehen?

Ich rate Dir, Dir einmal Deinen Kalender vorzunehmen und in dieser und der vergangenen Woche mal Deine normalen Tätigkeiten anzuschauen. Was kommt häufig vor? Welche Aufgaben nehmen viel Zeit weg? Welche haben eine low complexity?Fange damit an, Anleitungen zu bauen. Nimm ein Loom Video auf und erstelle entweder selbst eine Checkliste dazu, oder bitte einen Mitarbeiter, das für Dich zu übernehmen. Am Ende solltest Du fragen, ob Unklarheiten bei der Anleitung bestehen und was besser gemacht werden soll. Perfektes self-learning System. Und nächstes Mal kannst Du den Task an einen Mitarbeiter übergeben.

Fang mit relativ einfachen Aufgaben an.

Ich würde bei Deiner ersten Anleitung keine kritischen Tasks übergeben. Fang mit etwas relativ einfachem an und bitte den Mitarbeiter, wirklich nur anhand der Anleitung zu versuchen, die Aufgaben zu bearbeiten. Klar bist Du verfügbar, wenn es zu Problemen kommen soll, aber die Anleitung soll getestet werden. Deswegen solltest Du nicht hinter der Person sitzen, die den Task gerade ausführt.Es kann zu Fehlern kommen, deswegen sollte die Task nicht kritisch sein, damit Du nicht unter Druck gerätst. So kannst Du nach und nach einzelne Prozesse in Anleitungen niederschreiben. Im Grunde lässt sich die komplette Firma in Anleitungen festhalten. So weit sind wir selbst auch noch nicht, aber wir haben schon einen großen Teil.Du kannst Dir dann ein Orga Chart erstellen, welche Abteilungen was machen und welche Anleitungen haben und das Deinen Mitarbeitern zur Verfügung stellen. Ganz wichtig ist dabei halt das Self-learning System.

Eine wichtige Sache habe ich noch festgestellt

Das musste ich auf die harte Tour lernen: Je weniger geeignet ein Mitarbeiter für eine Stelle ist, desto mehr gibt er oder sie dir das Gefühl, dass die Anleitung nicht gut ist. Ich hatte Anleitungen, bei denen ich dachte, dass sie komplett Kraut und Rüben sind. Der Mitarbeiter kam gar nicht damit klar und das Ergebnis war ein pures Chaos. Dann habe ich dieselbe Anleitung einem anderen Mitarbeiter gegeben und der meinte: »Das ist die beste Anleitung, die ich je gelesen habe.« Es lag also nicht an der Anleitung.

Ich sage Dir das, weil mir das am Anfang häufig passiert ist.

Zu Beginn meiner Firma habe ich gefühlt jeden eingestellt, der geatmet hat. »Oh, der will für mich arbeiten? Ist eingestellt!«Aber die Personen waren kein Fit und haben mir als Folge daraus das Gefühl gegeben, meine Anleitungen wären schlecht.Jetzt sind meine Anleitungen nicht mehr so detailliert und präzise wie damals, aber sie reichen trotzdem vollkommen aus, weil ich bessere Mitarbeiter habe. Das solltest Du im Hinterkopf haben, wenn Du Dich fragst, ob das Problem gerade ein Anleitungsthema ist oder ein Mitarbeiterthema. Das kannst Du testen, indem Du die Anleitung einem anderen Mitarbeiter gibst, der vielleicht schon mehr Erfahrung hat. Ich hoffe, dieser Beitrag hat Dir ein bisschen geholfen, Dein Wissensmanagement aufzubauen. Es lohnt sich!

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Wenn du mehr solche Themen willst, auch mal behind the scenes, oder wenn ich mal über einen Kunden Erfolg spreche, oder einen Insider aus der Q&A erwähne, dann folge mir auf Instagram. Ich poste fast jeden Tag eine Story zu behind the scenes, sei es von Zuhause wenn ich in meiner Deep Work Session bin oder aus dem Büro mit meinem Team. Hier kannst Du mich finden: https://www.instagram.com/finally_freelancing/

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